Manual de Gestión de Clubes

Gestión de Clubes Cannábicos

La formación de un club de cannabis en Uruguay está regida por la ley Nº 19172 y el decreto reglamentario 120/2014 en su capítulo quinto.

Como puntos fundamentales tenemos que atender:

«Toda la producción deberá ser distribuida entre sus miembros para su uso personal, dejando constancia de las entregas realizadas. Dicha información deberá brindarse mensualmente al IRCCA». (Decreto 120/014 – Art. 29)

Los Clubes Cannábicos tienen sus integrantes limitados entre 15 y 45 personas.

Solo podrán ser miembros de clubes cannábicos personas mayores de edad, ciudadanos legales o naturales uruguayos o quienes acrediten residencia permanente en el país. (Decreto 120/014 – Art.25). Si se encontraban inscriptos en otro club o como cultivadores domésticos, deberán esperar un periodo de 3 meses.

Toda actividad que infrinja la normativa será sancionada según el Artículo 40 de la citada Ley 19.172.

Ver el procedimiento de aplicación de SANCIONES y en https://www.ircca.gub.uy/procedimientos/

El primer paso para poner en funcionamiento y avalar legalmente el club es la obtención de la personería jurídica ante el Ministerio de Educación y Cultura.

La misma se debe solicitar en la Dirección General de Registros una vez realizada la Asamblea Fundacional, el trámite puede durar entre 3 o 4 meses en promedio y se puede consultar en la web de DGR con el número de ingreso que consta en las tapas de todos los libros registrados.

Asociación Civil Club Cannábico — Autoridades

Comisión Directiva

Es el órgano máximo y soberano del Club Cannábico.

Está integrada por tres miembros y tres suplentes respectivos: Presidente – Secretario – Tesorero – Más tres suplentes que asumirán los cargos que anteceden en caso de renuncia al cargo o baja del socio que integra la directiva.

IMPORTANTE: Ninguno de los miembros de la Comisión Directiva puede recibir remuneraciones de parte de la asociación civil. Sus cargos son honorarios no solo en estas tareas sino en cualquiera que desarrolle; ya sea la remuneración del jardinero o responsable técnico, la del gestor o la del arrendatario del inmueble.

Comisión Fiscal / Síndico y suplentes

El segundo órgano de la Asociación Civil CC es la Comisión Fiscal; como la limitación de socios no nos permite más que 45 miembros, la DGR admite que nombremos un Síndico y suplente/s.

Su función es la de controlar lo actuado por la comisión directiva, tiene la potestad de solicitar los libros y registros de la asociación y realizar observaciones pertinentes a la comisión directiva o llamar a una asamblea extraordinaria en caso de que sea necesario.

Asambleas de socios

Anualmente realizar Asamblea Ordinaria, aprobación de Memoria y Balance anual.

La asamblea se debe citar con al menos 7 días de anticipación y realizarse antes de los 60 días del cierre del ejercicio económico.

El día en que se realiza la Asamblea:

Firman todos los socios que asisten en el libro de Registro de Asistencia a asambleas.

Quien ocupa el cargo de secretaría escribe el acta con orden del día, tratamiento de los temas del orden del día, las resoluciones. Esta acta se realiza en el libro de Actas de Asamblea (el mismo donde se ha registrado la asamblea fundacional) y debe ser firmada por Presidente y Secretario.

En las resoluciones se deja constancia si las aprobaciones se realizan por unanimidad, por mayoría, y en este caso cuántos en forma afirmativa, cuántas abstenciones y cuántos en forma negativa.

Comisión electoral

En los años que corresponda realizar elecciones debemos nombrar una comisión electoral, con 3 miembros y si corresponde suplentes (ver art. 11 y 21 de los estatutos).

Libros obligatorios

Libro de Actas de Comisión Directiva

La Comisión Directiva sesiona todos los meses; una vez al mes o más si lo desean.

Deben estar presentes por lo menos dos de los Directores (Presidente, Secretario y/o Tesorero).

De la sesión se labra acta donde se pone el orden del día y luego se tratan los puntos del orden del día.

Los puntos se tratan y respecto de algunos de ellos se toma resolución afirmativa o negativa. Cuando la resolución no sea tomada por unanimidad se deja constancia de quien se abstuvo o votó negativo.

Libro de socios

Este libro se completa el primer día, al realizarse la Asamblea Fundacional. Todos los socios que se integren dentro del mes siguiente a la asamblea fundacional serán también considerados socios fundadores.

Los datos que se incluyen son: nombre, domicilio, CI, fecha de ingreso y egreso.

La fecha de ingreso y egreso de los socios que no concurrieron al acto fundacional es la fecha del acta de Comisión directiva que aprueba el ingreso o baja del socio.

Se debe presentar nota por escrito a la Comisión directiva solicitando el ingreso o la baja de la Asociación. En caso de los Clubes Cannábicos, se aconseja que cada nuevo socio sea presentado por un socio activo que lo apadrina.

Libro de Actas de Asambleas

En este libro se registran las actas de las asambleas de socios realizadas:

Asamblea General Ordinaria — Obligatoria al menos una vez al año. Allí deberá leerse y aprobarse la memoria y el balance anual del club.

Asamblea General Extraordinaria — Toda otra Asamblea. Extraordinarias régimen especial art. 14 de los estatutos.

Las Actas de Asambleas la firman Presidente y Secretario. La asistencia la firman todos en el libro de Registro de asistencia a Asambleas.

Libro de Registro de asistencia a asambleas

En cada Asamblea general, sea ordinaria o extraordinaria, todos los asistentes deberán firmar en este libro.

Se coloca como encabezamiento el siguiente texto: «Asamblea extraordinaria u ordinaria según corresponda, lugar, fecha y horario». A continuación la firma y aclaración de firma de los asistentes.

Libro mayor de caja

En este libro se realizan los registros contables del club.

Las columnas refieren a: fecha, concepto, ingresos, egresos y saldos.

La documentación debe ser guardada por fecha, en un archivo, colocando los comprobantes más nuevos sobre los antiguos.

Conservar todos los comprobantes de todos los gastos es muy importante. Podemos solicitar recibos comunes si el proveedor no es una empresa. Conviene tener siempre una libreta de recibos para estos casos y solicitar a quien nos está cobrando un servicio o insumo que nos firme la entrega del dinero.

El primer comprobante a registrar son los honorarios profesionales de la Escribana que certifica la Asamblea Fundacional. Debe ser un recibo oficial que incluya el IVA de los honorarios. Si los honorarios se pagan con el aporte de socios, debe quedar registrado en el libro de Actas de Directiva quien hizo el aporte y cómo se le devolverá el dinero. El libro debe llevarse cronológicamente, anotando las entradas de dinero en la columna DEBE y las salidas en la columna HABER; al realizar cada registro, se debe colocar el SALDO de caja resultante, sumando las entradas y restando las salidas. El SALDO DE CAJA nunca puede ser negativo, pues no es posible gastar lo que no existe. En caso de que esto suceda, seguramente el gasto ha sido aporte del socio que hizo la compra: se debe registrar primero este aporte y luego la salida de caja, manteniendo de esa forma siempre el saldo positivo.

No recomendamos que los comprobantes tengan el nombre del Club, sobre todo los que vinculan la dirección al mismo, para que el cartero o funcionario público que maneja las facturas no tenga evidencia de la dirección del club.

Para otros trámites, como la inscripción en la DGI y BPS, es conveniente que demos una dirección de entrega de correspondencia diferente.

Instituto de Regulación y Control del Cannabis

Instalaciones y puesta en marcha

Los trámites burocráticos de fundación del Club Cannábico pueden demorar entre 3 y 7 meses; como el trámite es público, sabremos cuando esté próxima la obtención de la personería jurídica. Es conveniente ir desarrollando las tareas de puesta en marcha de las instalaciones sobre el final del trámite, sobre todo las que sean de carácter oneroso o supongan el pago de mensualidades. Hay que tener en cuenta que no se puede iniciar el cultivo hasta la habilitación del IRCCA y que esta depende por el momento del otorgamiento de la personería jurídica por el MEC.

Una vez elegido el local, se debe comunicar al IRCCA, para realizar la consulta de geolocalización en la que se verifica que no hay centros educativos y otros a menos de 150 metros. Los inspectores son accesibles para realizar una visita de reconocimiento, posibilidades del inmueble para la instalación del club y necesidades de seguridad específicas de la locación, lo pueden solicitar por correo a contacto@ircca.gub.uy

Sede del Club

Lo primero a resolver es dónde será la sede del Club, que hará de lugar de cultivo, acopio y dispensación del producto del mismo.

Lo más importante a tener en cuenta son las condiciones mínimas establecidas por el IRCCA para su registro ante el organismo:

La seguridad es el aspecto que más debemos cuidar en las instalaciones. Instruir a los miembros del club en mantener el secreto del lugar de las instalaciones es la medida fundamental para evitar riesgos. La alarma con respuesta es obligatoria para la inspección del IRCCA; las medidas de seguridad deben contener a los intrusos tanto tiempo como demore la respuesta en la zona donde se encuentre el club. Ya sea un cultivo de exterior o de interior, este aspecto es fundamental.

Es necesario que el inmueble esté a nombre o sea alquilado por el club, puede ser de cualquiera de sus integrantes o un tercero que haya aprobado el fin de la finca.

El Responsable Técnico

Es muy importante contar con un jardinero experimentado y dedicado a la cosecha con una remuneración acorde a sus responsabilidades. Recordar que ningún miembro de la comisión directiva o fiscal del club puede percibir un sueldo, ya que sus cargos son honorarios.

Semillas o Clones

Es necesario contar con las semillas o clones iniciales con los cuales comenzar. El IRCCA dió un plazo de 180 días a partir de agosto/2014 para poder plantar cualquier genética; una vez finalizado el plazo se debió proveer de una genética por parte del IRCCA. Al día de hoy este punto no está resuelto y el IRCCA no está proporcionando semillas.

Registro y habilitación ante el IRCCA

Es indispensable para poder empezar a cultivar.

Comunicado – Registro de Clubes de Membresía

El IRCCA (Instituto de Regulación y Control del Cannabis) pone en funcionamiento, a partir del 30/10/2014, el primer Registro de Clubes de Membresía, que cumplan las condiciones establecidas en el artículo 5 literal F) de la Ley N° 19172 de 20/12/13.

Todos aquellos Clubes que hayan finalizado el trámite correspondiente ante el Ministerio de Educación y Cultura en la Dirección General de Registros deberán solicitar día y hora en la oficina Soporte-Red del Correo Uruguayo al Tel. 2916.02.00 Int 500, para comenzar el trámite de registración. Se coordinará con el funcionario del correo, sucursal a la que deberá concurrir. La cita incluye día y hora en la mayoría de los casos.

Estarán autorizados a realizar el trámite de registro los miembros titulares de la Comisión Directiva del Club, debiendo identificarse al momento del registro.

Documentos que se deben entregar en la oficina del Correo Uruguayo:

1. Copia de la resolución de aprobación de estatutos y otorgamiento de personería jurídica emitida por la Dirección General de Registros (Registro de Personas Jurídicas – Sección Asociaciones Civiles y Fundaciones), o copia del talón de pago de la tasa del inicio del trámite para la inscripción de la Asociación Civil en dicho Registro.
2. Testimonio notarial de los estatutos (papel notarial). En el testimonio notarial debe figurar nombres y apellidos completos, cédula de identidad y fecha de nacimiento de los miembros fundadores de la Asociación Civil.
3. Constancia de domicilio, se aceptan como válidas: copia de factura de servicio público (no telefonía celular) a nombre de la Asociación Civil o constancia de domicilio otorgada por las Seccionales Policiales.
4. Documentación acreditante de la calidad de propietario, arrendatario, poseedor o de cualquier otro título en virtud del cual la Asociación Civil se encuentre autorizada a ocupar como su sede el inmueble donde se realizará el cultivo (presentar firmas certificadas por un Escribano Público).
5. Un plan de cultivo que desarrolle los aspectos técnicos y de seguridad de la plantación de acuerdo a la guía para la elaboración del plan de cultivo y a las buenas prácticas para el cultivo de cannabis.
6. Un plan de distribución de cannabis entre los miembros del Club.
7. Datos individualizantes del Responsable Técnico (fotocopia de C.I., correo electrónico, teléfono y título o idoneidad).

Esta información será considerada dato sensible, por lo que una vez ingresada solo será accesible al IRCCA.

La habilitación final de aquellos Clubes Cannábicos se recibe por correo junto con el programa de declaraciones que hay que mantener actualizado. En este programa se declaran cosechas, entregas, stocks de cannabis y cambios en las autoridades, básicamente.

Nueva GUIA de condiciones mínimas — RESOLUCION 9/2018

GUIA DE CONDICIONES MÍNIMAS PARA LA HABILITACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE UN CLUB CANNABICO DE MEMBRESÍA

A. Ubicación de la sede:

1. Debe mantener una distancia mayor a ciento cincuenta (150) metros de: (i) centros de educación, culturales y/o deportivos donde concurran menores de edad; (ii) instituciones de atención y tratamiento de adicciones.
2. En las zonas urbanas, la sede de un Club no podrá coexistir con un domicilio particular y/o comercio en un mismo padrón.
3. En caso de pretender establecerse en una propiedad horizontal, su autorización estará sujeta a la evaluación del personal de Fiscalización y el Departamento Jurídico del IRCCA.
4. En zonas rurales se podrá aceptar un padrón donde se realicen otras actividades, debiéndose establecer claramente el espacio que se utilizará como sede del Club, delimitándolo de forma precisa y segura. Se deberá evitar el acceso y vista a las instalaciones del Club desde otros sectores del bien. La entrada al Club deberá ser exclusiva para el mismo.
5. Se prohíbe la ocupación o uso del espacio público adyacente al local (mediante sillas, mesas, toldos, etc.), manteniendo el exterior del mismo y sus inmediaciones en las debidas condiciones de higiene.
6. Queda prohibido exhibir en la parte exterior del Club cartelería que lo identifique como tal, debiendo ceñirse a lo establecido en el artículo 11 de la ley N° 19.172. A su vez, se sugiere a los integrantes de la Asociación Civil mantener la reserva hacia terceras personas respecto a las actividades que allí se desarrollan.
7. No podrán coexistir en un mismo padrón un Club y un cultivo doméstico.
8. En el padrón donde funciona un Club no puede coexistir un emprendimiento cuya actividad gire en torno al cannabis (psicoactivo o no psicoactivo). En un mismo padrón no se podrá instalar más de un Club.

B. Seguridad:

1. Medidas de seguridad apropiadas en todas sus aberturas (rejas, puertas blindadas o cualquier otro método de seguridad que impida el acceso a terceros).
2. Delimitación perimetral con seguridad adecuada (cercos eléctricos, barreras electrónicas o cualquier otro mecanismo de seguridad).
3. Sistema de alarma con respuesta (ya sea empresa contratada o respuesta personal).
4. Se podrá solicitar sensores de apertura en puertas y/o ventanas o en otros lugares.
5. La azotea debe tener seguridad perimetral conectada a la alarma (cerco eléctrico y/o barrera electrónica).
6. En caso de contar con sistema de circuito cerrado de video vigilancia, el DVR deberá permanecer en un lugar seguro.
7. Los cultivos exteriores deberán estar protegidos de la vista y acceso de terceros.
8. Los cultivos interiores, en zonas urbanas, deben tener instalado un sistema de filtro de aire que evite la salida de olores al exterior (por ejemplo, filtro de carbono).
9. Sensores de humo conectados a la alarma y extinguidor de fuegos de CO2 en las salas y/o invernaderos donde existan artefactos eléctricos.
10. Las áreas destinadas al secado y al acopio del cannabis deben tener seguridad reforzada. El mueble donde se almacene el acopio deberá estar amurado a la pared y al piso, debiendo tener seguridad en sus puertas. Si se utiliza un espacio del edificio ya existente (mampostería o similar), deberá contar con reja y cerradura de seguridad o candados anti corte.
11. El ingreso a la sede del Club es exclusivo para sus socios, quedando prohibido el ingreso a toda persona ajena al mismo, salvo autorización expresa otorgada por el IRCCA.
12. Queda prohibido, sin excepción alguna, el ingreso de menores de dieciocho (18) años a las instalaciones del Club.
13. Ningún miembro del Club, el Responsable Técnico y/o terceras personas podrán vivir en las instalaciones del Club.
14. Los responsables del Club deben asegurar que todo el equipo de vigilancia se encuentre en perfecto funcionamiento.

C. Funcionamiento:

1. El Club deberá declarar los días y horarios de su actividad al momento de registrarse en el IRCCA, pudiendo solicitar autorización en caso de necesitar una habilitación especial.
2. El Club debe mantener actualizada la información en el Portal de Clubes de Membresía (sistema informático provisto sin costo por el IRCCA), registrando las actividades de plantación, producción y distribución del cannabis entre los miembros del Club, así como la gestión de las altas, bajas y actualizaciones de los datos de los miembros inscriptos.
3. Queda prohibido realizar cualquier actividad, salvo las de mantenimiento de cultivos y/o limpieza y mantenimiento del local, fuera de los horarios establecidos.
4. El Club deberá presentar un Plan de Cultivo y un Sistema de Entregas al momento de registrarse en el IRCCA.
5. Las plantas deberán estar ubicadas en lugares seguros, sin sobrepasar muros linderos, calles, veredas, evitando la accesibilidad a las mismas, todo en consonancia con el Plan de Cultivo referido en el numeral 3) del título C).
6. La actividad de cultivo deberá llevarse a cabo en un espacio exclusivo para ese fin.
7. La Sede deberá contar con un área de uso social y baño.

Cualquier situación no comprendida entre las descriptas anteriormente será considerada por el Equipo Fiscalizador y/o el Área Jurídica del IRCCA, quien determinará si los Clubes cuentan con las condiciones mínimas para ser habilitados de acuerdo a esta guía.

El IRCCA, en caso de que lo estime pertinente, podrá solicitar todas las medidas de seguridad o funcionamiento complementarias y/o adicionales a las establecidas en esta Guía.

Por más información: http://www.ircca.gub.uy/clubes-de-membresia/

Recomendamos leer las actualizaciones del link http://www.ircca.gub.uy/clubes-demembresia/

Guía para elaborar un Plan de Producción (del IRCCA)

OBJETIVO

El plan de producción de cannabis en Clubes de Membresía deberá incluir aspectos relacionados con la infraestructura, desarrollo productivo, manejo fitosanitario, registro documental, gestión de residuos y trazabilidad de todo el proceso, según el siguiente detalle:

INSTALACIONES

1. Considerar la disponibilidad de instalaciones y espacios adecuados para la producción de acuerdo al número de plantas estimado de producción, previendo un espacio suficiente por planta además de las áreas de circulación necesarias.
2. Supervisar que el lugar donde se lleva a cabo operaciones de acondicionamiento del producto cosechado, tales como manicura, clasificación, empaque, almacenamiento o cualquier otro, sea adecuado para preservar las condiciones de inocuidad de los productos. A fin de cumplir con esta finalidad, se recomienda cumplir con las siguientes características: diseño y construcción que facilite la limpieza y desinfección, de tal manera que se garantice la protección del producto contra el ingreso de plagas y contaminación; contar con sistema de ventilación e iluminación y con sistemas de redes eléctricas en buen estado de funcionamiento y mantenimiento.

SIEMBRA, TRASPLANTE Y MATERIAL DE PROPAGACIÓN

1. Especificar el método de cultivo incluyendo siembra, trasplante y producción hasta la obtención del producto final.
2. Especificar el método de mantenimiento y reproducción de plantas madres.
3. Diseñar un registro de variedades, que incluya: número de plantas en producción, un método de identificación de variedades utilizadas y el producto obtenido por planta.
4. Mantener un sistema de trazabilidad e identificación individual de las plantas cultivadas desde el origen en la planta madre hasta la cosecha del producto obtenido (gramos) de las mismas.
5. Mantener un registro de los tratamientos fitosanitarios que se realicen, incluyendo nombre del producto, ingrediente activo, fecha de aplicación y dosis, equipo y maquinaria utilizada, cantidad de material vegetal tratado.
6. Todos los registros estarán firmados por un Responsable de Producción y deberán estar disponibles a solicitud del IRCCA.

NUTRICIÓN DE PLANTAS

1. Todas las aplicaciones de fertilizantes se registrarán incluyendo la siguiente información: identificación de la planta, lote, fecha de aplicación, nombre de la variedad, especie a la que se refiere la aplicación, fórmulas y cantidad, maquinaria, equipo y método de aplicación, justificación de la aplicación, nombre comercial del fertilizante, composición y autorización técnica para la aplicación.
2. No utilizar residuos sólidos urbanos como fuentes de fertilización.

PROTECCIÓN DE CULTIVOS Y USO DE PLAGUICIDAS

1. En la protección fitosanitaria se recomienda priorizar la aplicación de los principios del Manejo Integrado de Plagas – MIP.
2. Utilizar productos fitosanitarios (biológicos y químicos) debidamente registrados ante MGAP-DGSA y de acuerdo a las recomendaciones de la etiqueta (dosis, tiempo de espera, límite máximo de residuos).
3. Llevar registros de las aplicaciones de plaguicidas, que incluyan como mínimo: identificación del cultivo, variedad, fecha de aplicación (día, mes y año), aplicador, plaga controlada, nombre del plaguicida e ingrediente activo, lote del plaguicida, dosis de aplicación y concentración, justificación de la aplicación.

COSECHA Y ACONDICIONAMIENTO DEL MATERIAL COSECHADO

1. El responsable de producción gestionará los riesgos de la contaminación del producto cosechado, garantizando que se sigan las prácticas de higiene; se apliquen las técnicas de cosecha apropiadas y sean capaces de detectar malas condiciones del producto o cualquier condición que pudiera representar un peligro de contaminación.
2. Tomar las debidas precauciones para proteger el producto de la contaminación por insectos, roedores, durante la desecación, la manipulación y el almacenamiento.
3. No aplicar productos químicos u orgánicos en el producto cosechado.
4. Identificar correctamente los lotes de productos cosechados asegurando la trazabilidad del sistema productivo.
5. Se recomienda realizar un análisis de calidad e inocuidad al producto cosechado.

MANEJO DE RESIDUOS

1. Los envases que han contenido agroquímicos se consideran residuos peligrosos, por ello no se desecharán como basura convencional. Antes de desechar los recipientes vacíos de agroquímicos, se debe hacer lavados consecutivos de los mismos, con el fin de eliminar todo resto del agroquímico.
2. Los residuos vegetales de producción, subproductos de cosecha y acondicionamiento, plantas o partes de plantas eliminadas, malezas, se colectarán, pesarán y registrarán el contenido para su disposición final. Deberá incluir el procedimiento de destrucción a utilizar.

DOCUMENTACIÓN, REGISTROS Y TRAZABILIDAD

En cada Club de Membresía existirá un sistema de documentación disponible, actualizado y conservado adecuadamente, el cual deberá estar conformado como mínimo por:

1. Los procedimientos para todas las operaciones incluidas en la presente guía.
2. Registro permanente y actualizado del stock de producto cosechado, distribuido y remanente.
3. Registros de las actividades realizadas, los cuales deben conservarse por un periodo mínimo de cinco años.

¡ÉXITO Y MUCHAS BUENAS COSECHAS!